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19/02/18 | by kanshara
LINEを改造してチームの事務作業を自動化した話


2018年度のオフ期間、「かんしゃら万屋」というLINEアカウントが作られました。
よさこいチームはステージで踊る華々しさとは裏腹に、チーム運営には地味かつ細々とした事務作業が沢山。
「少しでもミスなく楽にしたい」という想いから万屋は生まれました。

企画からシステム設計、実装をしたかんしゃらエンジニアチームの二人、ふくじゅん(東京支部長)とみなと(代表)から「かんしゃら万屋」を紹介します。

part1:かんしゃら万屋でチーム運営のここが楽になる!


「かんしゃら万屋で一体何ができるのか?」

ふくじゅん 今回作った万屋ですが、中身はLINE botです。
よくお店の公式LINEとかで、自動で返信が返ってくるアレです。
そこに独自のプログラムを追加して、かんしゃら用に作り変えました。
メインの機能は「踊り子が鳴子や衣装等の購入から受け取りまでの流れ」を全てLINE上で行えるようにすることです。

その他にはイベント担当の連絡先や振込口座、振り動画など踊り子の皆さんが気になる情報を手軽に手に入れられるようにしています。

みなと このメインの機能はかなり便利ですね。
今まではそれぞれ別々にフォームを用意していたので照らし合わせが面倒でした。
また受け渡しが出来たか出来てないかは人の手が入るのでミスもあって、踊り子に迷惑をかけてしまっていたところもあります。
今回この万屋では「購入申請」のボタンを押すと、購入品の一覧をボタン化して返信します。
またそこから欲しいもののボタンを押すと購入申請完了です。
次にお金を支払ったら同様に支払い申請のボタンを押してもらいます。
そうするとまた購入品一覧が出るので、支払ったもののボタンを押してもらったらOK。
受け取りも同じ流れです。
全て2ステップで終わるように考えました。

ふくじゅん 踊り子が何か申請すると
「誰がいつ、どういう申請をしたか?」
「何をいくらで購入したか?」
と言った内容が全て自動でスプレッドシートに記録されるようになっています。
会計はその情報を見て今のチームへの入金状況を確認できますし、備品管理もスプレッドシートを見れば誰が備品をまだ受け取っていないかが一目瞭然で管理しやすくなります。
もちろん支払いがまだの人もすぐわかるので確認もしやすくなりますね。

ちなみに取消の申請もちゃんと用意していて、それをする事でシートから削除も自動でやってくれます。

みなと かなり便利になったと思ってます。
その他の機能もなるべくLINEだけでやりたかったので、担当のLINEアカウントのURLを返したりしてます。

地味に気に入ってるのは忘れ物管理機能ですね。
かんしゃらで忘れ物すると大変ですから(笑)



part2:なぜよさこいチームがこんなものを作ったのか?


「よさこいチームの事務作業をITで解決したい」

みなと 話の始まりはふくじゅんに2019年度の予算について相談したときだったと思います。
かんしゃらの会計予算はかなり複雑で、excelシート十数枚に渡って細かく予算を設定・管理していて、毎年かなり時間を割いて予算決めをしています。
「これを自動化できないかなぁ?」って。

ふくじゅん Excelシート見ながらややこしいなぁ、複雑だなぁと言っていた記憶があります(笑)
中でも大変だったのが、だれが何を買ったのか支払い確認をチェックして一つ一つ会計に落とし込んでいく作業ですね。
人の手でやると時間もかかるし、抜け漏れもあるので、自動化の検討をすることにしました。

みなと そこでいろいろ調べていてLINE botにたどり着きました。
元々かんしゃらにはLINE@があったので、自動返信機能があることは知ってました。
もう少し調べたらLINE@とは別にLINE botというものがあって、LINE@よりも自由度が高いなと。

あとはGAS(Google App Script)と連携させればスプレッドシートに書いたり読みだしたり出来ることをふくじゅんが調べてきてくれたので、LINE botで決まりでしたね。
今の時代LINEをやってない人はほんとごく稀ですしね。

構想開始からゆっくり完成まで半年くらいかけて作った気がします。
実際はオフ期間に入って一気に進めたので1ヶ月くらいだと思いますが。
私もふくじゅんも本業がエンジニアなので自分たちで考えた仕組みがテストできて、なおかつ役に立つことがとても嬉しいんです。

ふくじゅん これに関しては、やってる内容はもうよさこいチームじゃないですね(笑)

part3:エンジニアは大変なんです。共感を求む。


「マニア話なので飛ばしてもいいです(笑)」
みなと 私はUIを担当しました。
このLINE botの欠点はトップメニューは6項目までしか出せない事です。

その反面、サブメニューはコード次第なので、まぁ限度はありますが、いくらでも用意できる。

そこを使う人の気持ちになって考えて今の6項目に絞って、細かい機能はサブメニューに落とし込みました。

サブメニューに関しても2ステップ以内でやりたいことが実現できること、というルールを作って階層を考えています。 ここはかなりふくじゅんと議論しましたね。

あとは人為的ミスも含めてなるべくいろんな状況を想定して分岐を考えました。
例えばとある人から、そもそもの購入申請がないのに受け取り申請があった場合とかですね。
ちゃんと「あなた買ってないですよ」って返信してあげるようにしてます。
コーディング担当のふくじゅんは苦労したと思います。

あとはデザインですが、
なるべくLINEライクになるようにって感じですね。
ここはまぁ好きなところなんで苦労もなかったですが。

ふくじゅん 僕はコーディング担当ですね。
もう苦労したことはたくさんあります。
このLINE botはjavascriptというプログラミング言語とLINEが提供するLINE Messaging APIというツールを組み合わせて作っているのですが、実はどっちも触ったことがなかったので悪戦苦闘しました。(笑)

最初の実装が終わり運営メンバー内でテスト公開したところで不具合が発覚したり、新しい機能を追加してほしいといった意見があったりしたんですが、
修正も機能追加もかなり時間がかかってしまいました。

そもそもLINE botはPHPやPythonなど、様々な言語で実装することができます。
その中で今回javascriptを選択したのは、この言語を使うとGASを簡単にLINE botに実装できるからだったんですが、自分の中で理解が進まずで、本当に簡単だったのかよくわかりません(笑)
あとはLINEに公開するのに必要な秘密キーの取得方法やお作法的手順といったもはやプログラミングとは関係ないところに落とし穴がたくさん潜んでいました。
まぁこうした落とし穴も乗り切って何とか形になってよかったです。

でも一番苦労したのは、万屋をどんなものにするかの設計ですね。
思ったより大変でした。
自動会計にするといっても、登録する情報は何が必要か?から考え始めて、階層を考えて、どのデータを抜き取りスプレッドシートに入れるか?やどういう返信をすればいいかなど考えることは多岐に渡ったので。
あと、みなとさんも言っていますが、
「同じものを購入申請したらどうする?」、「購入申請していないのに支払い確認をした場合はどうするのか?」といった様々なシチュエーションをすべて洗い出し対応できるロジックを一から考えなければならなかったので、本当にシステム設計に一番頭を使いましたね。

これだけ考えて作った仕組みなので、これからの実運用での成果が楽しみです。
もしかしたらみんなで使い始めたらまた新しいバグや追加機能などが出て来そうなので、怖さも半分ありますけどね(笑)


part4:ITを使ってよさこいをもっと便利に、楽にしたい。


「運営の負担を減らすことでもっとチームを良くするための時間を生み出したい」
みなと ふくじゅんと2人で話しているのは「LINE一本化計画」ですね。ネーミングセンスは置いといてください。
要するに支払いまでLINEでやってしまえってことでLINE Payをチームに導入しようと準備を進めています。
ただし、実際にお金を扱うところなので、かなり慎重に動いてて、導入はまだ先になりそうです。
今はまだ運営内だけでやってバグがないか検証しています。
あとはLINEが出す新しいサービスにうまく乗って、よりチーム運営側にも参加してくれる踊り子側にも「便利と楽」を提供していけるようにしていきたいと思っています。


ふくじゅん みなとさんが言っているように、LINEで支払いまで全部できるようになるといいなと思っています。一番身近に使っているツールなので。 反面最近では決済システムの不具合などもあるので、慎重に見極めていきたいと思います。

今回頑張って万屋を作りましたが、まだまだLINE botでは解決できていない問題もあります。
踊り子からの備品購入による会計の自動化は実現しましたが、そもそもの始まりだった年間予算の編成はまだ自動化できていません。
他にも大阪東京間の備品在庫状況の管理や収入/収支を管理して自動で予算残高を算出する仕組みなんかを作りたいと思っています。
これらは現在構想中ですが、LINE botだけでは実現が難しそうなので、webアプリケーションで実装になりそうですね。
規模が本当に大きくなりそうですけど(笑)
あと個人的にはインストのお仕事も助けるツールも作りたいですね。
隊列自動生成とか。
ITを使って解決できそうなことはまだまだありそうなので、楽しみです。


ということで今回はかんしゃら万屋についてご紹介させていただきました。
実際にどんな感じなのか気になる・・・・って方はぜひ「かんしゃらにご入会」ください(笑)
「踊り子募集ページはこちら」

半分以上本気の冗談ですが、ほんとに気になるという方はDMなりLINE@よりご連絡いただければできる限り回答させていただきます。
うちはこんなの作ってるぜ!って情報もお待ちしてます!!